POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. OBJETO
El presente manual de Políticas y procedimiento para la protección de datos personales tiene como propósito dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes.
2. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
RESIDERES S.A.S. es el responsable del tratamiento de la información contenida en sus bases de datos personales.
● Razón social: RESIDERE S.A.S.
● Dirección: Carrera 9 No. 115-06 of. 1102, Bogotá
● Correo electrónico: datos.residere@gmail.com
● Teléfono: (601) 7436167
3. DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
● Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
● Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
● Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
● Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
● Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
● Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
● Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
● Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe
sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
● Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
● Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo,
expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
● Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
● Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a
obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
● Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se
derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución.
En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o
por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros
autorizados conforme a la ley.
● Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
● Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos
personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en
los términos de la misma.
4. TRATAMIENTO
En la base de datos de RESIDERE S.A.S se almacena información general como nombre, número y tipo de identificación, y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos y, dependiendo de la naturaleza de la base de datos, RESIDERE S.A.S puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluyen datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012. La información que consta en las bases de datos de RESIDERE S.A.S. es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, recopilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, y contratistas, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. En cumplimiento de deberes legales, RESIDERE S.A.S. podrá
suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.
4.1. Protección de Datos de Menores de Edad
La empresa velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.
4.2. Finalidad
La información recolectada por la empresa tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como empresa. Además, la empresa guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. La información sobre posibles proyectos se almacena con el fin de dar cumplimiento a las actividades propias de su objeto, particularmente las relacionadas con el desarrollo de proyectos urbanísticos.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular es una persona natural cuyos datos son recolectados, almacenados o utilizados por el
responsable del tratamiento. El titular podrá:
A. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a RESIDERE S.A.S. o a los
Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
B. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la RESIDERE S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento.
C. Ser informado por RESIDERE o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y las demás normas que la
modifiquen, adicionen o complementen.
E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
F. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por
parte del responsable.
6. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA
La EMPRESA deberá: Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada. Rectificar la información cuando sea incorrecta y
comunicar lo pertinente al Encargado. Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. Exigir al encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Persona o área responsable Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
● EMPRESA: RESIDERE SAS
● Dependencia: Dirección Administrativa
● Dirección: Carrera 9 No. 115-06 Of.1102 Bogotá D.C., Colombia
● Correo electrónico: datos.residerwe@gmail.com
● Teléfono: 7436167
7. PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA DE CONSULTAS
Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de RESIDERE S.A.S, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.
Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8. PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A CONSULTAS, QUEJAS Y
RECLAMOS
Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información: identificación del Titular descripción de los hechos que dan lugar al reclamo direccion del titular documentación que se quiera presentar como prueba Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de RESIDERE S.A.S. estarán vigentes a partir del día veintisiete (27) de octubre de 2016. RESIDERE S.A.S se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por RESIDERE S.A.S. se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríen una obligación legal de la EMPRESA o una obligación contenida en un contrato entre la EMPRESA y Titular.